Conduire efficacement une réunion

DURÉE

PUBLIC VISÉ

Toute personne désirant perfectionner ses compétences dans l’animation de réunions

Préparer une réunion – Avant la réunion
• Identifier les divers types de réunions : information, résolution de problèmes, prise de décisions.
• Programmer, planifier.
• Clarifier l’objectif, l’ordre du jour, les priorités.
• Choisir les participants, le lieu, le rapporteur.
• Gérer la logistique.
• Utiliser des supports visuels : quelques conseils.

Communiquer en groupe – Pendant la réunion
• Connaître les règles de base de la communication et de la dynamique de groupe.
• Gérer le positionnement. Acter sa place.
• L’empathie. La capacité d’identification.
• L’écoute active, les attitudes facilitatrices.
• Les contaminations comportementales.
• L’auto-confirmation des croyances.

Prendre la parole et conduire une réunion
• Coordonner la posture, le regard, la gestuelle.
• Harmoniser verbal et non verbal.
• Savoir s’affirmer : ancrer sa parole, inscrire son message, impliquer son auditoire, convaincre.
• L’utilisation de la voix. Le timbre, le ton, le rythme.
• Gérer le stress. Réguler ses rythmes internes.
• Le trac : une stimulation à adapter aux situations

Animer une réunion
• La réunion restreinte, la grande réunion.
• Réaliser les quatre phases de la réunion : contracter, collecter, construire, synthétiser.
• Les fonctions de l’animateur : faciliter, réguler, accompagner la production.
• Maîtriser les techniques d’animation : le tour de table, les sous-groupes, le brainstorming, le débat, les synthèses.
• Gérer le temps, maîtriser les dérives.
• Intégrer les divers types de participants « difficiles ».
• Résoudre les situations délicates, empêcher la création de clans, désamorcer les règlements de compte.
• La vidéoconférence, la conférence téléphonique

Conclure et s’évaluer – Fin de réunion
• Soigner les dix dernières minutes.
• Rédiger et diffuser le compte rendu.
• Élaborer un plan d’action

En début : 

– *Test de positionnement de connaissance

Pendant l’action de formation :

– *Test de formation, afin de valider les connaissances du stagiaire.
– La pédagogie est adaptée aux adultes (Participation active, mises en situation, exemples concrets, nombreux échanges à l’intérieur du groupe)
– La théorie est directement appliquée par le biais d’exercices sur des cas concrets,

A la fin de la formation : 

– *Test de fin de formation, afin de valider les connaissances acquises.
– En fin de formation : Une attestation de fin de formation est remise à chaque participant.